Umowa powierzenia danych — załącznik do regulaminu SaaS

Wersja 2026-10-14. Obowiązuje od 2026-11-02.

1. Strony, zakres i instrukcje

Administratorem jest restaurator wskazany w zamówieniu i profilu lokalu. Procesorem jest Marcin Hajdukiewicz, NIP 7392516480, ul. Wały Jagiellońskie 28/30 lok. 2, 80-853 Gdańsk, kontakt [email protected].
Administrator powierza dane na okres świadczenia usługi i czynności jej zakończenia: dane gości (kontakt, zamówienia), personelu (identyfikacja, uprawnienia, imienne stanowiska kelnerów i okres dostępu) oraz — tylko po odrębnym uruchomieniu — uczestnictwo w lojalności, zgody marketingowe i publikowanie postów w social media. Dowód zakupu dodatku może obejmować identyfikator stanowiska, wybraną platformę, kwotę i status płatności. Operacje obejmują zbieranie, przechowywanie, udostępnianie upoważnionym, komunikację, publikowanie na wyraźne polecenie administratora, eksport i usuwanie.
Udokumentowane polecenia obejmują umowę, konfigurację konta i zgłoszenia upoważnionych osób. Procesor nie wykorzystuje danych do własnego marketingu ani trenowania modeli. O obowiązku przetwarzania wynikającym z prawa informuje wcześniej, chyba że prawo zabrania informacji.
System nie służy prowadzeniu dokumentacji zdrowotnej. Uwagi o alergiach mogą ujawniać zdrowie; administrator ustala dopuszczalność i minimalny zakres takich wpisów. Procesor nie przekazuje swobodnych uwag do AI i marketingu. Dane dotyczące wyroków i dane biometryczne do identyfikacji nie są objęte przeznaczeniem usługi.

Zapewnia poufność i dostęp tylko upoważnionych osób, kontrolę uprawnień, transmisję TLS, rozdział baz lokali, kopie zapasowe, monitorowanie i testy odtwarzania. Szczegółowy aktualny opis środków udostępnia administratorowi przed rozpoczęciem przetwarzania.
Pomaga realizować prawa osób i obowiązki z art. 32–36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje. Nie odmawia pomocy wyłącznie dlatego, że żądanie wykracza poza gotowy przycisk w panelu.
Informuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, podając znane okoliczności, skutki, podjęte środki i kontakt. Brak pełnych informacji nie opóźnia pierwszego zgłoszenia. O zgłoszeniu UODO i zawiadomieniu osób decyduje administrator zgodnie z prawem.
Udostępnia dowody zgodności i umożliwia audyt. Zwykły audyt uzgadnia się z 14-dniowym wyprzedzeniem; ograniczenie nie dotyczy naruszeń, uzasadnionego podejrzenia niezgodności ani żądania organu. Chroni się dane innych lokali.
Niezwłocznie informuje o poleceniu naruszającym przepisy ochrony danych.

Administrator udziela ogólnego upoważnienia wyłącznie wobec dostawców wskazanych w przekazanym mu aktualnym wykazie, z zakresem usługi, regionem i podstawą transferu. Wykaz stanowi załącznik do niniejszej umowy; sam plan wyboru dostawcy nie jest zgodą na faktyczne przekazywanie mu danych.
Procesor powiadamia o zmianie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem i umożliwia sprzeciw z przyczyn ochrony danych. Przed przekazaniem danych uzgadnia rozwiązanie z administratorem; brak możliwości rozwiązania umożliwia zakończenie objętej zmienianym powierzeniem usługi bez sankcji za sprzeciw.
Dalszy procesor jest związany co najmniej równoważnymi obowiązkami. Procesor odpowiada za jego wykonanie wobec administratora zgodnie z art. 28 RODO.
Nie deklaruje się przetwarzania wyłącznie w UE bez dowodów dla konkretnej usługi. Transfer poza EOG wymaga odpowiedniej podstawy z rozdziału V RODO i wymaganej oceny, również gdy dotyczy zdalnego dostępu.
Publikowanie social media jest odrębną funkcją. Zernio może otrzymywać identyfikator konta, zakres OAuth, treść i termin posta oraz wynik publikacji. Przekazywanie tych danych jest wstrzymane do czasu uzupełnienia wykazu o właściwy produkt, role, regiony, podprocesorów, retencję, warunki transferu i dowód umowy. Sama obecność klucza API albo wpis w niniejszym projekcie nie stanowią upoważnienia do transferu.

Do technicznej wysyłki SMS wybrano SMSPlanet, prowadzony przez App World sp. z o.o., ul. Czerniawska 2A/27, 50-576 Wrocław, NIP 8961558061. Zakres danych obejmuje numer telefonu odbiorcy, treść wiadomości, nazwę nadawcy oraz metadane wysyłki. Dalsze powierzenie następuje na zasadach ust. 1–4; aktualny wykaz określa właściwą usługę, regiony przetwarzania i ewentualne transfery.

Według wyboru administratora procesor zwraca dane i usuwa kopie albo je usuwa, z zachowaniem prawnego obowiązku przechowywania. Termin eksportu jest zgodny z procedurą zmiany dostawcy w regulaminie głównym.
Dane robocze usuwa się do 30 dni po zakończeniu uzgodnionego okna odzyskania danych. Kopie pozostają odizolowane do rotacji, nie dłużej niż 35 dni od usunięcia danych roboczych. Przy odtworzeniu ponawia się wykonane usunięcia przed udostępnieniem bazy użytkownikom.
Na żądanie przekazuje się potwierdzenie wykonania. Wyjątki prawne dokumentuje się ze wskazaniem danych, podstawy i terminu; nie zachowuje się całej bazy wyłącznie z powodu pojedynczego obowiązku księgowego.
DPA ma pierwszeństwo w zakresie danych. Odpowiedzialność wobec osób, uprawnienia organów i bezwzględne przepisy pozostają nienaruszone.